Uit recent onderzoek is gebleken dat werkgevers een groot deel van het werkkostenbudget niet benutten. Hiermee gaan ze voorbij aan fiscale voordelen en maken zij geen gebruik van de besparing op personeelskosten in de vorm van sociale lasten.
Het ontbreken van voldoende kennis over de werkkostenregeling lijkt de grootste oorzaak te zijn, met name omdat de regeling veel keuzevrijheid in arbeidsvoorwaarden biedt. Ook de dreiging van 80% eindheffing wanneer het budget wordt overschreden maakt de regeling niet populair.
Het WKR-budget (“de vrije ruimte”) wordt tot nu toe het meest gebruikt voor personeelsfeestjes, kerstpakketten en de cafetariaregeling. Maar misschien wilt u uw budget wel voor andere mogelijkheden gebruiken en kunt u uw werknemers blij maken met:
- een vergoeding voor of verstrekking van een sportabonnement;
- een stoelmassage;
- de fietsregeling nieuwe stijl;
- een vergoeding voor de vakbondscontributie;
- een bovenmatige kilometervergoeding.
Maar denkt u ook eens aan de opties naast de vrije ruimte:
- een personeelsfeest, Nieuwjaarsreceptie of Paasontbijt op de werkplek? U kleedt de werkruimte leuk aan, houdt uw etentje of feestje daar en de consumpties kunnen belastingvrij worden verstrekt, zonder dat uw vrije ruimte wordt aangesproken. Voor een maaltijd brengt u slechts een gering bedrag ten laste van de vrije ruimte (€ 3,20 per persoon);
- een laptop of iPad, ook voor privégebruik. Voldoet u aan de voorwaarden dat deze middelen noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, u de volledige kosten hiervan betaalt en de werknemer de middelen teruggeeft bij uitdiensttreding, dan is het privévoordeel voor de werknemer geen loon en belast dit uw vrije ruimte niet;
- alle mogelijkheden van de gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen en de kleine geschenkenregeling. Zo kunt u uw werknemers verjaardagscadeaus schenken (geen bonnen!) wanneer de waarde maximaal € 25 bedraagt (inclusief BTW). Dit gaat niet ten kosten van de vrije ruimte.
Volgens het onderzoek zou de werkkostenregeling ook administratief gezien veel problemen met zich meebrengen. Dat hoeft echter niet zo te zijn. Het is namelijk niet nodig om uw administratie volledig te veranderen; een paar kleine aanpassingen zijn voldoende om te laten blijken welke vergoedingen en verstrekkingen u heeft aangewezen als (eindheffings)loon. Oftewel, welke vergoedingen en verstrekkingen u heeft gedaan en welke daarvan niet en welke daarvan wel vanuit de vrije ruimte worden verantwoord.
Daarnaast kunt u uit de loonadministratie eenvoudig de hoogte van uw vrije ruimte bepalen en eventueel bekijken hoeveel van deze vrije ruimte u inmiddels heeft benut. U houdt zo bij welke mogelijkheden uw WKR-budget nog biedt. Wellicht is er nog ruimte om aan het eind van dit jaar een mooie, onbelaste vergoeding of verstrekking aan uw werknemers te doen.
